Autor: admin

Depois de estabelecido seu plano de negócios e ter aberto a sua empresa, é hora de planejar todas as atividades e compreender a importância da Visão Sistêmica de todos os setores da empresa, e ter a predisposição de gerenciar com as melhores práticas e ferramentas do que o mercado oferece. O clima organizacional é a junção de todos os elementos presentes no ambiente empresarial para se ter êxito, e o material humano será um elemento de extrema importância para facilitar o gestor em busca de resultados, tais como, colaboradores efetivos e terceirizados, fornecedores específicos e clientes.

Nessa conjuntura os colaboradores devem entender as políticas da empresa e serem treinados, os fornecedores também são importantes para a aquisição dos produtos e serviços com preços e prazos com qualidade e os clientes para ofertar os produtos serviços, todos fazem parte desse mecanismo como um todo para que o negócio funcione com eficiência e sem falhas nos processos. A simplicidade é a máxima sofisticação.

Por esses motivos e preciso que o gestor conheça as práticas essenciais da administração de seus negócios e nessa jornada podem ocorrer erros e falhas, das quais deve-se extrair lições valiosas para organizar os processos. No mundo dos negócios a empresa e uma oficina de erros e acertos, com uma constante melhoria que passa no decorrer do tempo. Nesse sentido, elaboramos sete dicas essenciais para o gestor alcançar os resultados almejados, na certeza que sempre haverá melhoria continua em todos os processos.

1-) Gestão de Recursos Humanos

O clima organizacional é formado por elementos presentes no ambiente empresarial, ele indica o grau de satisfação dos colaboradores da empresa considerando aspectos como comunicação, valorização profissional, identificação com a cultura, motivação entre outros. Uma boa gestão de recursos humanos gera um clima organizacional, com maior motivação e produtividade, sendo indispensável que os colaboradores da empresa estejam alinhados de tudo que acontece, identificando as vantagens e desvantagens e traçar um plano de ação para que as desvantagens sejam eliminadas. Também é essencial que tenham treinamentos constantes e oportunidades para que os funcionários conheçam todo o emprego das áreas da empresa em que não atuam, como apresentações gerais de diferentes departamentos ou permitir que colaboradores façam parte dos planejamentos atrelados a projetos. Além disso, também é essencial que saibam os valores, missões e metas e como se encaixam neles.

2-) Gestão da Produção/Comercio/Serviço

Na Gestão da Produção/Comercio/Serviços – deve estar preocupado com o constante aprimoramento pela cultura da inovação de todos os processos, diminuição de desperdícios, falhas no processo, gestão de qualidade, gestão de estoques, padronização de processos, manutenção preditiva, eficiência produtiva, com uso de metodologias especificas para cada processo, garantindo dessa forma a qualidade total do produto com o menor índice de falhas. Seguindo o mesmo conceito que a produção de um bem material, para produzir um serviço é necessário a participação de pessoas, equipamentos, energia, materiais e insumos, que representam o custo. É preciso planejar todas as variáveis para obter “um produto” (o serviço entregue ao cliente) dentro do prazo acordado, alcançando as metas de custo e produtividade. Em outras palavras, a gestão da produção de serviços não difere tanto assim da gestão da produção de bens.

3-) Gestão Financeira

As finanças são a parte fundamental de todo negócio: afinal, nenhuma ideia pode perdurar mais do que alguns meses sem se tornar rentável. Um primeiro conceito essencial para os empreendedores é o fluxo de caixa. Ele mostra como estão as receitas e despesas da sua empresa em um determinado dia, semana ou mês. “A maior incidência de falência é a falta de dinheiro para girar o fluxo de caixa. Geralmente, a demora entre a aceitação do produto, o início das vendas e a sustentabilidade do fluxo de caixa é de seis meses. Para deixar seu fluxo de caixa saudável, é requisito ter um capital de giro – dinheiro reservado para honrar contas com fornecedores enquanto pagamentos dos clientes não chegam. “Inclusive empresas rentáveis quebram sem ele, visto que tiram dinheiro do futuro para pagar contas do passado.

4-) Gestão de Vendas

Uma boa gestão de vendas bem definida faz com que o seu cliente desperte interesse no seu produto, faz a capitação de dados e classificação, prepara assertivamente um relacionamento com o cliente, tem ações exclusivas e ofertas especiais com campanhas especificas e mede a satisfação e retorno no pós vendas. Uma boa gestão de vendas necessita o incremento de boas estratégias de vendas de maneira eficaz, gerenciar e acompanhar metas definidas de volumes de metas e recursos, coleta de dados, comunicação interna eficiente com gestão orientada para atingir os objetivos de longo prazo para elevar lucratividade, todas essas estratégias deverão seguir os seguintes pilares • Ter conhecimentos para lidar com pessoas • Entender as necessidades do seu time • Saber como integrar a vida pessoal e profissional • Desafiar a sua equipe • Conhecer profundamente o seu cliente • Conhecer os seus concorrentes • Compartilhar informações sobre o cliente • Aproveitar os benefícios da tecnologia • Definir e acompanhar metas • Dar feedbacks • Premiar a força de vendas

5-) Gestão de Marketing

Meios pelos quais os objetivos estratégicos da empresa serão alcançados. Essas estratégias são divididas por grandes assuntos, que chamamos de “mix de marketing”. São eles: •Produto/Serviço •Preço •Distribuição(ponto/praça) •Comunicação(promoção) Posicionamento É a disposição única e valorizada de cada produto, marca ou serviço, na mente dos clientes ou consumidores-alvo. Melhorar o processo de vendas é uma alternativa para lucrar e vender mais! Para isso, a empresa deve compreender o processo de compra do cliente. Funções do Gestor de Vendas – Planejar, Organizar, Executar e Controlar

6-) Gestão Estratégica

Quem somos, aonde estamos, para onde vamos e como chegar lá. O Planejamento Estratégico utiliza-se de uma análise previa ampla dos fatores internos de uma empresa, com a intenção de determinar objetivos e ações para alcançá-las de forma abrangente, de longo prazo para definir os rumos da empresa. As vantagens do Planejamento Estratégico Desenvolve uma visão compartilhada sobre o futuro da empresa Alinha todos os setores da empresa Otimiza os recursos reais e financeiros, constrói um futuro Matriz Swot – E o processo de reconhecimento de Oportunidades, e Ameaças, Forcas e Fraquezas que afetam diretamente a organização no cumprimento de sua missão. A adaptação da organização a um ambiente que muda a todo momento; • é orientado para o futuro, normalmente à longo prazo. Ele considera o problema atual e busca ações para enfrentar obstáculos e conseguir atingir seus objetivos no futuro; • envolve a organização como um todo com um comportamento global, compreensivo e sistêmico; • é um processo de construção e consenso. São vários parceiros que possuem interesses e necessidades diferentes, onde a organização deve buscar a convergência destes interesses para o objetivo principal; • é uma forma de aprendizagem organizacional. Pelo fato de buscar sempre a flexibilidade para se adaptar ao ambiente.

7-) Inovação

A cultura da inovação deve ser disseminada na empresa, trata-se de coisas mais discreto, não ter caráter tecnológico, de robótica. A empresa que tem a cultura de inovação gera valores e ganhos nos resultados num processo de busca e melhoria continua e questionamentos da sua real atuação, sendo um desafio que pode ser vencido e gerenciado com frequência. A inovação pode acontecer num produto, no marketing, e em qualquer área da empresa. Precisamos entender que é possível ter uma empresa inovadora, através de uma implementação de um novo produto, num processo de marketing, numa forma de precificação, num canal de venda. Na cultura da inovação e possível se manter no mercado e ajuda na lucratividade Inovação e Criatividade são coisas distintas – ter ideias criativas não é sinônimo de inovação, quando surge uma ideia, não é suficiente que a inovação aconteça, a ideia pra se tornar algo relevante precisa ser criada e nem todo processo criativo gera ganho, a inovação gera ganho. As ideias que o seu cliente te da, pode ser insumos para a inovação

Empresas que não imprimem seus documentos em papel saem na frente

A impressão de documentos que comprovem as operações realizadas pelas organizações é uma prática culturalmente adotada ao longo dos anos, e, além dos custos com os materiais e equipamentos empregados neste processo, se faz necessária a contratação de empresas para a manutenção de arquivos físicos durante um período mínimo de 5 anos. Some-se a estes fatores, o valor das horas empregadas pelos funcionários para gerar, imprimir, arquivar e acessar tais documentos quando requeridos, ou, ainda, o risco de serem extraviados.

Com os avanços tecnológicos, uma série de ferramentas e sistemas foram desenvolvidos para a troca de informações em todos os setores da sociedade, inclusive envolvendo transações internacionais, realizadas por meio de computadores e smartfones, gerando documentos digitais, armazenados de forma eletrônica.

Independente do porte da empresa ou de seu ramo de atividade, o investimento em tecnologia é condição essencial para operar neste novo cenário onde agilidade, eficiência e eficácia para atender às alterações do ambiente de negócios e mudanças comportamentais dos consumidores, são a chave para o sucesso.

Neste contexto, os escritórios de contabilidade, órgãos públicos e privados, entre outros, investiram em automação, possibilitando a geração de documentos de forma eletrônica, impelindo o empresário a se modernizar e adotar as novas tendências do mercado global.

As ferramentas que vem sendo fortemente adotadas nos dias atuais, principalmente em meio à pandemia, são a digitalização dos documentos e a automação das operações. As exigências sanitárias para a contenção do vírus, obrigou a sociedade a mudar seus hábitos para poder enfrentar com menor impacto o período de isolamento social, principalmente, no que se refere às mudanças nas relações trabalhistas com o homeoffice.

A digitalização de documentos e automação das operações tem como benefícios a redução de espaço para armazenamento de papéis, economia de tempo e recursos, facilitando as relações com fornecedores, clientes, parceiros, órgãos públicos, rede bancária e funcionários.  No meio empresarial é realizada através de processos internos que vão desde o ingresso em plataformas de redes sociais até a adoção de programas inteligentes, os quais auxiliam no controle financeiro ou de outros serviços ofertados no mercado.

No entanto, ressaltamos que algumas precauções devem ser observadas no armazenamento de documentos digitais tais como backups periódicos, armazenando-os de diversas formas e de maneira segura pelo período exigido por lei, possibilitando agilidade na recuperação de tais arquivos bem como garantido a integridade das informações.

Em síntese, o empresário que cumpre todas estas regras e cuidados, tem seus processos totalmente definidos mediante a troca de informações eletrônicas, facilitando a recuperação dos dados, a garantia da integridade e a autenticidade destes, ganho de eficiência, agilidade na obtenção de informações, rotinas operacionais automatizadas e a utilização de mecanismos, como a assinatura digital.  Tais ações geram redução de custos e ganho em produtividade que aumentam a rentabilidade de seus negócios.

Os órgãos públicos e os documentos eletrônicos

Em virtude do alto investimento em tecnologia, os órgãos públicos dispõem de ferramentas e sistemas para o recebimento de processos, requerimentos e geração de documentos no formato digital, tais como a nota fiscal eletrônica, obrigando as empresas a se modernizarem.

Na Junta Comercial, por exemplo, os registros comerciais estão sendo efetuados de forma extremamente segura e ágil, via digital. A Receita Federal disponibiliza serviços via sistema mediante o uso do Certificado Digital, sem que o contribuinte compareça de forma presencial para efetivar o protocolo.

Terceirização de serviços de contabilidade

A maioria das pequenas e médias empresas terceirizam os serviços de contabilidade, tributário e de departamento pessoal. O envio de documentos de forma digital e a integração de sistemas tem sido amplamente empregados, e, em breve, se tornarão um procedimento rotineiro.

A Integracont investe fortemente em tecnologias para facilitar a automatização e integração das informações digitais de seus clientes, mediante estudos, análises e aquisições de ferramentas que trazem soluções através de sua plataforma digital, promovendo maior integração, sinergia e proximidade com os seus clientes, parceiros e funcionários.

Tudo isso pensando na entrega do serviço com mais eficiência e rapidez, facilitando os processos internos de envio e recebimento das informações, e, por fim, garantindo a qualidade e satisfação nas nossas relações profissionais.

Conclusão

A pandemia trouxe consigo flagelo às famílias, impactos econômicos negativos em escala mundial, mudanças comportamentais e nos modelos de negócios.

O processo de transformação digital foi acelerado, nos revelando que o futuro será um universo de aprendizado e melhoria contínua onde as possibilidades são infinitas. Esta é uma condição irreversível, e, não se adaptar aos avanços será uma decisão que implicará no risco de falir sua empresa.

A utilização de ferramentas que agilize processos, reduza custos, modernize a produção tornarão seu negócio mais competitivo e atrativo, assegurando sua continuidade.

Avalie seu negócio e a inserção nesta nova realidade. Conte com nosso apoio para encontrar alternativas e soluções.

A complexidade de assuntos em cenários de constante mudança, obriga o empreendedor a contratar um contador qualificado e habilitado que assegure que as operações de sua empresa serão realizadas dentro da legalidade, evitando entre inúmeras situações, os riscos de uma eventual fiscalização que poderá ensejar em auto de infração.

Como os custos para organizar uma estrutura interna podem ser expressivos para a maioria das empresas de pequeno e médio porte, a contratação de um escritório de contabilidade de forma terceirizada para a execução de serviços de contabilidade, fiscal e departamento pessoal, acaba sendo uma alternativa mais econômica e segura.

Cada escritório de contabilidade tem seu perfil tecnológico e estrutural podendo oferecer a prestação de serviços através dos modelos que vamos tratar a seguir.

Contabilidade Tradicional

Na contabilidade tradicional, o tipo mais comum existente no mercado, a prestação de serviços é realizada de forma convencional e não existe nenhum tipo de integração das informações por vias eletrônicas. Toda a tramitação de documentos entre o escritório e o cliente acontece fisicamente.

Neste modelo as trocas de informações geralmente são realizadas através de documentos físicos enviados mensalmente para o escritório, as rotinas não são automatizadas e há necessidade de ação manual e o emprego de maior quantidade de horas dos profissionais.

Contabilidade Online

Na contabilidade online, o cliente digita suas informações na plataforma do sistema do escritório contábil que ao recebê-las, processa os dados e realiza os fechamentos, otimizando ao máximo, a necessidade de intervenção do trabalho humano.

O objetivo deste modelo de prestação de serviços é automatizar e otimizar todos os processos, para que o escritório não empregue horas de seus profissionais para realizar as demandas contratadas e o trabalho seja realizado por um “robô”.

Levando-se em conta que as rotinas são totalmente automatizadas, os preços para contratação são mais baixos, a comunicação com o cliente é feita somente por e-mail e solicitações distintas daquelas contratadas são cobradas à parte.

Contabilidade Digital

Na contabilidade digital, a troca de informações é realizada de forma totalmente eletrônica. A maioria dos escritórios que oferecem este tipo de serviço disponibilizam uma plataforma para o cliente realizar o envio das informações através do qual há uma interface com os sistemas.

Nessa modalidade de contratação, o objetivo é otimizar os processos com o uso de ferramentas tecnológicas que permitam que os profissionais do escritório tenham mais tempo para analisar as operações, apresentar informações gerenciais que apoiem o planejamento para auxiliar o empresário na tomada de decisões quanto ao seu negócio, mantendo uma comunicação mais ágil, interativa e consultiva, não limitando-se somente aos e-mails.

Os acompanhamentos são mais personalizados, permitindo que quaisquer dúvidas ou pendências da empresa sejam prontamente resolvidas mesmo que se faça necessário reuniões presenciais.

Os documentos são autenticados e armazenados de forma eletrônica, reduzindo os custos com impressão e com espaços físicos de armazenamento, bem como, agilidade na obtenção da informação.

O escritório Integracont está estruturado para oferecer o modelo de prestação de serviço que atenda às necessidades individuais das empresas e de seus ramos de atividades, atuando tanto com a contabilidade digital, como no modelo convencional, alinhando tecnologia à inovação de soluções contábeis personalizadas.

Contate-nos e descubra como.